Là một nhân viên xuất nhâp khẩu bạn cần nắm và hiểu rõ ý nghĩa cũng như các thông tin mà 1 tờ vận đơn (Bill of lading) thể hiện để giúp bên bán (Seller) làm căn cứ khai hàng hóa với người chuyên chở (Carrier) đồng thời giúp bên mua (Consignee) nhận được hàng ở cảng đến.
Bài viết dưới đây, Gia đình logistics sẽ chia sẻ với các bạn những thông hữu ích về Bill of Lading cũng như hướng dẫn cách đọc chi tiết. Cùng theo dõi nhé!
>>> Xem thêm:
♥ Khóa học xuất nhật khẩu hiệu quả nhất cho người mới vào ngành
1. Vận đơn đường biển ( Bill of lading ) là gì ?
Bill of Lading còn gọi là Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được xếp lên tàu (On board) hoặc sau khi nhận hàng
2. Tầm quan trọng của Bill of Lading trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa quốc tế
Để quá trình mua bán hàng hóa được diễn ra một cách thuận lợi, bên cạnh những chứng từ bắt buộc mà bên bán và bên mua phải nhất quán với nhau như: Hợp đồng ngoại thương, Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Invoice (Hóa đơn vận tải) thì vận đơn đường biển (Bill of Lading) cũng được xem như là 1 trong những chứng từ đặc biệt quan trọng không những đối với nhà xuất nhập khẩu mà còn với các bên liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như ngân hàng, FWD (bên làm dịch vụ thứ 3)…
Như đã đề cập trước đó, vận đơn đường biển được xem như là chứng từ quan trọng nhất trong thương mai quốc tế. Để vận chuyển bất kì 1 loại hàng hóa nào, vận đơn đều được hoạt động như 1 biên nhận hoặc một hợp đồng vận chuyển giữa người bán – Công ty Forwarder ( nếu có ) – người vận chuyển – người nhận hàng đích thực.
– Người bán dùng vận đơn như căn cứ xác đinh số lượng hàng hóa mà người bán sẽ gửi cho người mua
– Người bán sẽ sử dụng vận đơn kèm theo hóa đơn thương mai (Invoie) để đòi tiền người mua khi hàng đến cảng đích và có thể xem như 1 giấy tờ có giá trị cầm cố, chuyển nhượng trong trường hợp người mua bỏ hàng, hủy hợp đồng mua bán..
– Người mua căn cứ vào các thông tin trên vận đơn để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, kiểm tra số lượng khi hàng hóa đến đích
– Người mua sẽ sử dụng vận đơn như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa của mình và dùng nó để được lấy hàng như theo thỏa thuận với bene giao hàng
– Là bằng chứng xác nhận người chuyên chở đã nhận hàng của bên bán để tiến hành vận chuyển, và có trách nhiệm vận chuyển an toàn và hợp pháp và chịu toàn bộ trách nhiệm với hàng hóa khi giao hàng cho bên mua
3. Tổng hợp các loại Bill Of Lading và ý nghĩa của chúng
Trong ngành nghề Xuất Nhập Khẩu hầu như ai cũng phải biết và thường xuyên nhắc đến từ Bill vì nó là một chứng từ rất cần thiết chứng minh cho 1 lô hàng. Dưới đây có thể liệt kê với các bạn một vài loại bill:
- ORIGINAL BILL (VẬN ĐƠN GỐC)
Vận đơn gốc nghĩa là ‘’vận đơn gốc’’ , nó chính là cái vận đơn được hãng tàu hoặc Forwarder phát hành (tùy theo trường hợp chủ hàng book tàu trực tiếp qua hãng tàu, hay book qua Forwarder) , trên đó ghi thêm chữ Original và luôn phát 03 bản được đánh theo số thứ tự: first original, second original third original kèm theo đó là 3 bản copy.
Ý nghĩa của nó thực ra là chỉ việc có phải sử dụng ‘’vận đơn gốc’’trong quá trình giao nhận hay không.
- SURRENDER BILL ( VẬN ĐƠN SURRENDER)
Vận đơn Surrender là 1 vận đơn có nội dung hầu như giống với vận đơn gốc và được đóng dấu SURRENDERED trên đó.
Bill Surrender sẽ tiết kiệm được thời gian và thủ tục trong việc giao nhận. Trong trường hợp này khi vận đơn đã được surrender, tại cảng đến người nhận hàng chỉ cần đóng các phí cần thiết cho hãng tàu WANHAI là hãng tàu này buộc phải giao D/O, tức chấp nhận giao hàng cho người nhận.
Để làm Surrender B/L, thực tế SHIPPER chỉ cần yêu cầu hãng tàu hoặc FWD làm luôn Surrender B/L, không yêu cầu làm vận đơn gốc, rất nhanh và thuận tiện, những lô hàng giá trị không quá lớn, thường làm Surrender Bill luôn cho gọn.
Nhưng khi hãng tàu hoặc FWD đã phát hành vận đơn gốc và trao cho SHIPPER, nếu SHIPPER yêu cầu Surrender Bill bắt buộc họ phải thu lại vận đơn gốc.
- TELEX RELEASE (ĐIỆN GIAO HÀNG)
Điện giao hàng ở đây được hiểu đơn giản là 1 cuộc điện thoại, Fax hoặc Email … của hãng tàu hoặc FWD yêu cầu đại lý hoặc văn phòng của họ tại cảng đến giao hàng cho CNEE mà không cần vận đơn gốc.
Telex Release chính là cơ sở hình thành nên Surrender Bill. Đôi khi các bên đóng dấu Telex Release lên B/L thay cho chữ Surrendered, và nó được hiểu theo nghĩa tương tự.
- SEA WAYBILL
Sea waybill là một hợp đồng vận chuyển giữa khách hàng và công ty vận chuyển như hãng tàu, Sea waybill có hình thức giống như một vận đơn.
Nó có thể làm dưới dạng file mềm như bản scan hoặc file cứng in ra giấy như bill tuy nhiên trên bill có đóng chữ Negotiable – Có nghĩa là không dùng để mua bán, không thương lượng do đó không thể chuyển cho bên thứ 3.
Khi tàu đến cảng, người nhận chỉ cần xuất trình giấy tờ chứng minh mình là người ghi tên trên seaway bill là có thể nhận được hàng.
Muốn làm được Seaway bill phải là bill đích danh, tức là ai có tên trong ô Consignee mới được nhận hàng. Còn bill gốc có thể là bill đích danh hoặc bill theo lệnh (tức là ai cầm bill gốc có thể lấy hàng được).
4. Cách đọc hiểu các thuật ngữ cơ bản trên vận đơn đường biển
Các thông gin trên vận đơn đường biển là rất quan trọng vì nó chỉ đạo các hoạt động vận tải trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa từ lúc giao hàng cho người chuyên chở cho đến khi người mua nhận được hàng.
Các thông tin chi tiết về lô hàng mà đang được vận chuyển như: phương thức thanh toán, ngày tàu chạy, số lượng hàng hóa, cách xử lý bến tàu, trọng lượng….
- SHIPPER : Tên ngươi gửi bao gồm các thông tin như : địa chỉ, sdt, fax, email
- CONSGINEE : Tên người nhận bao gồm : địa chỉ, sdt, fax, email
- NOTIFY PARTY : Tên người nhận thông báo hàng đến, bao gồm : địa chỉ, sdt, fax, email . Thường tên người nhận thông báo trùng với tên consginee ( The same as consginee ) hoặc là tên địa chỉ của 1 công ty làm dịch vụ ( Forwarder) cho người nhận
- VESSEL. VOY.NO : Tên tàu , số chuyến
- PORT OF LOADING ( POL ) : Cảng load hàng ở nước nhà xuất khẩu
- PORT OF DISCHAGE ( POD ) : Cảng dỡ hàng ở nước nhà nhập khẩu
- CONTAINER. SEAL NO : Số cont/seal
- DESCRIPTION OF GOODS : mô tả hàng hóa, thường bao gồm GROSS WEIGHT ( trọng lường cả bì của hàng hóa ) , NET WEIGHT ( trọng lượng tịnh), QUANTITY ( số lượng ), VOLUME ( số khối hàng hóa ), S/M = Shipping Mark…
- ON BOARD : Ngày mà tàu chính thức chạy
Vận đơn giống như linh hồn của quá trình vận chuyển, nếu thiếu mất đi chứng từ này, quá trình mua bán sẽ trở nên trì trệ, kém phát triển, người bán không xuất đường hàng và người mua cũng găp khó khăn trong vấn đề nhận hàng.
Bạn cần hiểu rõ các thông tin trên tờ vận đơn cũng như như nắm dược vai trò và ý nghĩa của nó để các khâu hoạt động vận chuyển được diễn ra suôn sẻ hơn, hạn chế rủi ro cho người bán cũng như người mua.
>>> Xem thêm:
♥ Handling Fee Là Gì? So sánh phí Handling và phí THC
♥ FCR Là Gì? Những thông tin cần biết về FCR
♥ Hướng dẫn quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
♥ Supply Chain là gì? Vai trò và lợi ích của Supply chain
♥ Tổng hợp văn bản hải quan, xuất nhập khẩu còn hiệu lực