Packing slip là gì? Phiếu đóng gói hay packing list vẫn là một phần phổ biến của quy trình đóng gói trong nhiều hoạt động vận chuyển thương mại điện tử. Tìm hiểu chi tiết hơn ở bài viết sau của Gia đình Logistics.
>>>>>>> Học Xuất Nhập Khẩu Online Ở đâu tốt?
Packing slip và những điều cần biết
1. Packing slip là gì?
Phiếu đóng gói (Packing slip) là một danh sách đầy đủ các mặt hàng có trong một gói hàng. Phiếu đóng gói bao gồm số SKU, trọng lượng, kích thước và số lượng đơn vị được các bộ phận vận chuyển sử dụng để xác định những gì hàng tồn kho cần được gửi đi để hoàn thành chính xác một đơn hàng.
Cuối cùng, người mua hoặc người nhận đơn đặt hàng sẽ kiểm tra các mặt hàng đã nhận với phiếu đóng gói để đảm bảo tất cả các mặt hàng đã đặt hàng đã đến nơi.
2. Sự khác biệt giữa phiếu đóng gói và hóa đơn là gì?
Nhìn qua packing slip và invoice có thể khá giống nhau về bề ngoài nhưng lại phục vụ các mục đích khác nhau cho các đơn đặt hàng. Phiếu đóng gói được sử dụng để biểu thị hàng hóa thực đang được nhận, trong đó hóa đơn là số liệu tài chính của đơn đặt hàng, chứa thông tin như số tiền mỗi sản phẩm được bán với giá bao nhiêu, điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán và ngày.
Trong một số trường hợp, packing slip và invoice dành cho những người khác nhau. Hóa đơn được gửi cho người chịu trách nhiệm thanh toán, và phiếu đóng gói là cho người nhận gói hàng.
Trong cửa hàng thương mại điện tử, hóa đơn được kích hoạt bởi nền tảng thanh toán trong khi phiếu đóng gói được kích hoạt bởi công nghệ vận chuyển.
Ngoài ra, tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng invoice, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng pacling slip.
>>>>> REVIEW Khóa Học Logistics Ở Đâu Tốt Hà Nội TPHCM
3. 05 lý do tại sao phiếu đóng gói lại quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử
Phiếu đóng gói ghi chú mọi thứ mà khách hàng đã đặt. Vì bạn không nhận được các mặt hàng từ cửa hàng truyền thống, đơn đặt hàng thương mại điện tử sử dụng phiếu đóng gói vì nhiều lý do giúp kết nối thế giới kỹ thuật số với thế giới thực thông qua các phiếu vận chuyển thiết yếu. Phiếu đóng gói rất quan trọng để:
– Đảm bảo rằng mọi thứ đều nằm trong lô hàng:
Kiểm tra kỹ là điều quan trọng trong quá trình thực hiện thương mại điện tử. Trước khi một hộp được niêm phong và dán nhãn, người đóng gói phải xác minh các mặt hàng bên trong có thực sự là những thứ mà khách hàng đã đặt, bao gồm số lượng chính xác của nhiều SKU. Phiếu đóng gói là một phản ánh của tất cả các mặt hàng đã đặt hàng và là một hồ sơ của các mặt hàng vật chất được bao gồm trên lis vận chuyển. Ngay sau khi xác minh xong, họ có thể đặt phiếu đóng gói in sẵn vào hộp và chuyển đơn hàng đi.
– Xếp tất cả các mặt hàng theo thứ tự dễ hiểu và dễ tìm:
Tùy thuộc vào quy mô của đơn đặt hàng và sản phẩm, cũng như vị trí của các SKU khác nhau giữa các kho hàng khác nhau, đơn đặt hàng có thể cần được chia thành các lô hàng riêng biệt (có nghĩa là một số mặt hàng được gửi trong các hộp khác nhau). Nếu một đơn đặt hàng được trải dài trên nhiều hộp, một phiếu đóng gói có thể giúp cả người bán và người nhận luôn ngăn nắp.
– Xác định các hạng mục bị hư hỏng:
Phiếu đóng gói giúp xác định và phân loại các mặt hàng bị hư hỏng – cho dù một mặt hàng dễ vỡ bị vỡ khi vận chuyển hay toàn bộ gói hàng bị hư hỏng khi vận chuyển. Trường hợp ngoại lệ giao hàng như thế này xảy ra, nhưng có một phiếu đóng gói để dự phòng có thể giúp đẩy nhanh việc hoàn lại tiền hoặc gửi lại gói hàng.
– Xác nhận rằng tất cả các mặt hàng đã được nhận:
Packing slip được sử dụng để xác định các mặt hàng bị thiếu và đảm bảo rằng mọi thứ đã đặt hàng đã được nhận. Bạn có thể coi nó như một dấu vết trên giấy tờ hoặc hồ sơ về những gì nên có trong lô hàng. Nếu đơn đặt hàng của bạn đến với nhiều gói, bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi điểm không chính xác hơn nếu theo dõi đơn đặt hàng thương mại điện tử cho thấy rằng tất cả đã được giao.
– Cho phép hải quan ước tính giá trị của lô hàng:
Nếu bạn vận chuyển quốc tế, hải quan có thể sử dụng phiếu đóng gói để ước tính giá trị của lô hàng. Tuy nhiên, hải quan thường sẽ luôn thích hóa đơn thương mại (phải có mô tả hàng hóa, giá trị của hàng hóa, địa điểm giao hàng của người bán và người gửi hàng cũng như các điều khoản giao hàng và thanh toán) để xóa một gói hàng.
4. Packing slip bao gồm những gì?
Phiếu đóng gói bao gồm những thứ như giá cả, SKU và danh sách từng khoản. Các chi tiết chính xác được bao gồm sẽ khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và sản phẩm, nhưng có một số yếu tố nhất quán mà bạn sẽ tìm thấy trên hầu hết mọi phiếu đóng gói.
4.1. Địa chỉ giao hàng, ngày đặt hàng và thông tin liên hệ
Giống như trên hóa đơn, thông tin cơ bản này hữu ích cho mục đích khai báo như số đơn đặt hàng, thông tin liên hệ và nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với lô hàng trong quá trình vận chuyển. Tất nhiên, nhãn vận chuyển là mặc định cho các hãng vận chuyển, nhưng trong trường hợp có vấn đề trong quá trình vận chuyển, phiếu đóng gói có thể là một lựa chọn dự phòng hữu ích.
4.2. Danh sách các mặt hàng đã vận chuyển được lặp lại
Nhiều người mua kiểm tra các mặt hàng họ nhận được so với danh sách những gì đã được đặt hàng này để đảm bảo rằng họ đang nhận được mọi thứ mà họ đã trả tiền. Họ cũng có thể tham khảo email xác nhận của mình, nhưng có một phiếu đóng gói tiện dụng có thể được ưu tiên hơn đối với một số người.
4.3. Danh sách các mặt hàng hết hàng được phân loại lại
Cùng với hóa đơn, phiếu đóng gói sẽ bao gồm các mục hàng của bất kỳ thứ gì đã được đặt hàng nhưng chưa được vận chuyển để chúng có thể được sắp xếp lại. Điều này là khá hiếm khi không giao tiếp trước khi đơn đặt hàng được gửi hoặc hoàn thành; Tuy nhiên, nếu nó xảy ra nó sẽ được vạch ra rõ ràng.
4.4. Số lượng mỗi mặt hàng
Để kiểm tra từng mặt hàng riêng lẻ từ phiếu đóng gói, tên sản phẩm hoặc SKU là không đủ, vì nhiều người bán đặt hàng nhiều hơn một mặt hàng nhất định. Cột số lượng giúp giảm độ dài của danh sách để một phiếu đóng gói không dài vài trang nếu nhiều mặt hàng giống nhau được đặt hàng.
4.5. SKU hoặc UPC của từng mặt hàng
SKU hoặc UPC (là số nhận dạng hoặc mã duy nhất) có thể không có nhiều ý nghĩa đối với khách hàng, nhưng con số này là những gì người bán sử dụng để xác định khoảng không quảng cáo của họ. Đó là những gì sẽ được tham chiếu nếu bạn cần liên hệ với người bán và những gì họ sẽ sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
4.6. Số phiếu hoặc số PO
Tùy thuộc vào số lượng tham chiếu bạn có cho đơn đặt hàng của mình, người gửi hàng và người mua có thể tham chiếu chéo số PO với số phiếu để đảm bảo đơn hàng được giao và nhận đúng.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về Packing slip. Hy vọng hữu ích với bạn đọc.
Xem thêm:
- Các phương pháp gửi hàng container (FCL và LCL)
- Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu