Chúng ta thường gọi Invoice là hóa đơn – một loại giấy tờ quan trọng có các chức năng như làm thủ tục hải quan, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (Certificate of Origin), v.v… Do đó, hóa đơn là giấy tờ cần phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Nhắc tới hóa đơn, chúng ta thường nghĩ ngay đến hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), tuy nhiên có một loại hóa đơn khác được sử dụng thường xuyên hơn, đó là Proforma invoice (hóa đơn chiếu lệ).
Vậy hóa đơn chiếu lệ là gì? Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là gì và nó khác với hóa đơn thương mại như thế nào? Hãy cùng Gia Đình Logistics tìm hiểu khái niệm này trong bài viết sau.
»»» REVIEW Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt Nhất
1. Proforma Invoice Là Gì?
Proforma invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là ở dạng hóa đơn (Invoice), nhưng không phải để thanh toán vì nó không phải là yêu cầu nhận tiền.
Hóa đơn chiếu lệ, thường được viết tắt là PI, là một loại chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến. Có thể nói, đây là một bản nháp ban đầu của hóa đơn nên không thể dùng nó để thu tiền. Tuy nhiên, hình thức và nhiều nội dụng trong đó vẫn giống như một hóa đơn thương mại.
2. Ý Nghĩa Của Proforma Invoice Là Gì?
Xét theo bản chất, đây chỉ như 1 bản nháp sơ bộ của hóa đơn thương mại chính thức mà dựa vào đó, người mua và người bán có thể nắm được thông tin cơ bản của hàng hóa, bao gồm chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng,…
Proforma invoice là tài liệu thể hiện cam kết của người bán trong việc cung cấp cho người mua hàng hóa hoặc dịch vụ đã khai báo ở một mức giá xác định.
Sau khi nhận được hóa đơn chiếu lệ, người mua và người bán có thể tiếp tục thương lượng các điều khoản cụ thể khác có liên quan. Do đó, bản chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần để phù hợp với nhu cầu của tất cả các bên.
3. Mẫu Hóa Đơn Chiếu Lệ Proforma Invoice
- Thông tin người bán và người mua
- Số PI và ngày tháng
- Thanh toán (Payment): Thúc đẩy các điều khoản thanh toán phù hợp với mong muốn của người mua và người bán. Bao gồm thông tin về tài khoản ngân hàng để thực hiện cho quá trình thanh toán.
- Thông tin liên quan đến sản phẩm
- Cảng xếp hàng (Port of loading): tên cảng xếp hàng
VD: Cat Lai Port
- Cảng đích – Port of Destination: tên cảng dỡ hàng
VD: Hongkong Port
- ETA (Estimated Time Arrival): thời gian đến dự kiến
4. Proforma Invoice Được Phát Hành Khi Nào?
Về trình tự thời gian, không có thời gian chính xác cho PI, và không cần phát hành PI khi giao dịch một lô hàng. Tuy nhiên, để giao dịch được thuận lợi, các bên có thể xuất trình giấy tờ này trong quá trình thương lượng, đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Proforma invoice thường được ban hành khi:
- Người bán cần cấp chứng từ hàng hóa cho người mua, khi hàng hóa chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
- Người bán yêu cầu chứng từ xác nhận vận chuyển để thông quan xuất khẩu (áp dụng ở một số quốc gia).
- Chưa có thông tin cần thiết đầy đủ, hoặc chưa đến thời gian xuất hóa đơn thương mại. Khi có đầy đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung của hóa đơn chiếu lệ và hàng hóa đã được vận chuyển (hoặc đã xếp vào container), người bán có thể xuất hóa đơn thương mại (chính thức) cho hàng hóa.
5. Phân Biệt Proforma Invoice Và Commercial Invoice
Thời điểm phát hành
- Proforma Invoice được phát hành trước khi người bán gửi hàng.
- Commercial Invoice được phát hành sau khi đã gửi hàng hóa, hoặc đã xếp vào container.
Nội dung
- Hai hóa đơn có nhiều nội dung tương tự như nhau, tuy nhiên:
- Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán.
- Khi dùng Proforma Invoice, hai bên vẫn có thể đàm phán, thương lượng để thay đổi các điều khoản nếu cần.
Tính cam kết:
- Commercial Invoice là chứng từ vô cùng quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mua bán.
- Trong khi, Proforma Invoice chỉ như một sự bảo đảm ban đầu của bên bán với bên mua.
- Ghi sổ kế toán: CI dùng để ghi sổ người mua và người bán, còn PI không có chức năng này.
Hạch toán
- Commercial Invoice được dùng để hạch toán kế toán của cả hai bên mua và bán, trong khi đó, Proforma Invoice không thực hiện được chức năng này.
Trên đây là tất cả những thông tin cơ bản và cần thiết về hoá đơn chiếu lệ – Proforma Invoice – trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, buôn bán quốc tế.
Hy vọng qua bài viết các bạn có thể hiểu và nắm rõ Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu là gì? Khi nào thì sử dụng hoá đơn Proforma Invoice? Nội dung của Proforma bao gồm những vấn đề gì? Và đặc biệt, tránh nhầm lẫn giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice.
Cảm ơn các bạn đã đọc!
Xem thêm:
- Bill of Lading (B/L) Là Gì? Cách Đọc Bill of Lading Chi Tiết
- Handling Fee Là Gì? So sánh phí Handling và phí THC
- FCR Là Gì? Những thông tin cần biết về FCR
- LC là gì? Quy trình thanh toán LC
- Các phương thức vận chuyển phổ biến nhất tại Việt Nam